Ogłoszenie o zamówieniu
Usługi
Sporządzenie niezależnego sprawozdania z faktycznych ustaleń w sprawie sprawozdań finansowych sporządzonych przez PW w zw. z umową w ramach programu H2020 nr 857654 i wydanie CFS

SEKCJA I - ZAMAWIAJĄCY

1.1.) Rola zamawiającego

Postępowanie prowadzone jest samodzielnie przez zamawiającego

1.2.) Nazwa zamawiającego: POLITECHNIKA WARSZAWSKA

1.4) Krajowy Numer Identyfikacyjny: REGON 000001554

1.5) Adres zamawiającego

1.5.1.) Ulica: PLAC POLITECHNIKI 1

1.5.2.) Miejscowość: Warszawa

1.5.3.) Kod pocztowy: 00-661

1.5.4.) Województwo: mazowieckie

1.5.5.) Kraj: Polska

1.5.6.) Lokalizacja NUTS 3: PL911 - Miasto Warszawa

1.5.9.) Adres poczty elektronicznej: mariola.nosinska@pw.edu.pl

1.5.10.) Adres strony internetowej zamawiającego: https://www.pw.edu.pl

1.6.) Rodzaj zamawiającego: Zamawiający publiczny - jednostka sektora finansów publicznych - uczelnia publiczna

1.7.) Przedmiot działalności zamawiającego: Edukacja

SEKCJA II – INFORMACJE PODSTAWOWE

2.1.) Ogłoszenie dotyczy:

Zamówienia publicznego

2.2.) Ogłoszenie dotyczy usług społecznych i innych szczególnych usług: Nie

2.3.) Nazwa zamówienia albo umowy ramowej:

Sporządzenie niezależnego sprawozdania z faktycznych ustaleń w sprawie sprawozdań finansowych sporządzonych przez PW w zw. z umową w ramach programu H2020 nr 857654 i wydanie CFS

2.4.) Identyfikator postępowania: ocds-148610-2ba402f6-1bea-11ee-a60c-9ec5599dddc1

2.5.) Numer ogłoszenia: 2023/BZP 00293865

2.6.) Wersja ogłoszenia: 01

2.7.) Data ogłoszenia: 2023-07-06

2.8.) Zamówienie albo umowa ramowa zostały ujęte w planie postępowań: Tak

2.9.) Numer planu postępowań w BZP: 2023/BZP 00035247/24/P

2.10.) Identyfikator pozycji planu postępowań:

1.2.63 Sporządzenie niezależnego sprawozdania z faktycznych ustaleń w sprawie sprawozdań finansowych sporządzonych przez Instytut Mikromechaniki i Fotoniki Wydziału Mechatronik Politechniki Warszaws...

2.11.) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się wyłącznie wykonawcy, o których mowa w art. 94 ustawy: Nie

2.14.) Czy zamówienie albo umowa ramowa dotyczy projektu lub programu współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej: Tak

2.15.) Nazwa projektu lub programu

This project has received funding from the European Union’s Horizon 2020 research and innovation programme under grant agreement No 857654

2.16.) Tryb udzielenia zamówienia wraz z podstawą prawną

Zamówienie udzielane jest w trybie podstawowym na podstawie: art. 275 pkt 1 ustawy

SEKCJA III – UDOSTĘPNIANIE DOKUMENTÓW ZAMÓWIENIA I KOMUNIKACJA

3.1.) Adres strony internetowej prowadzonego postępowania

3.2.) Zamawiający zastrzega dostęp do dokumentów zamówienia: Nie

3.4.) Wykonawcy zobowiązani są do składania ofert, wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, oświadczeń oraz innych dokumentów wyłącznie przy użyciu środków komunikacji elektronicznej: Tak

3.5.) Informacje o środkach komunikacji elektronicznej, przy użyciu których zamawiający będzie komunikował się z wykonawcami - adres strony internetowej: https://platformazakupowa.pl/pn/pw_edu/proceedings

3.6.) Wymagania techniczne i organizacyjne dotyczące korespondencji elektronicznej: 1. Komunikacja zamawiającego z
wykonawcami odbywa się przy użyciu środków komunikacji elektronicznej, zgodnie z postanowieniami Rozdziału XVII SWZ, przy
użyciu Platformy zakupowej firmy OPEN NEXUS Sp. z o.o. ul. Bolesława Krzywoustego 3, 61-144 Poznań, zwanej „Platformą".
2. Wykonawca zamierzający wziąć udział w niniejszym postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego, musi posiadać konto na
Platformie. Korzystanie z Platformy przez Wykonawcę jest bezpłatne.
3. Specyfikacja połączenia, formatu przesyłanych danych oraz kodowania i oznaczania czasu odbioru danych:
1) stały dostęp do sieci Internet o gwarantowanej przepustowości nie mniejszej niż 512 kb/s,
2) komputer klasy PC lub MAC o następującej konfiguracji: pamięć min. 2 GB Ram, procesor Intel IV 2 GHZ lub jego nowsza wersja,
jeden z systemów operacyjnych - MS Windows 7, Mac Os x 10 4, Linux, lub ich nowsze wersje,
3) zainstalowana dowolna przeglądarka internetowa; Uwaga! od dnia 17 sierpnia 2021,ze względu na zakończenie wspierania
przeglądarki Internet Explorer przez firmę Microsoft, stosowanie przeglądarki Internet Explorer nie będzie dopuszczalne,
4) włączona obsługa JavaScript,
5) zainstalowany program Adobe Acrobat Reader lub inny obsługujący format plików .pdf,
6) Platformazakupowa.pl działa według standardu przyjętego w komunikacji sieciowej - kodowanie UTF8,
7) Oznaczenie czasu odbioru danych przez platformę zakupową stanowi datę oraz dokładny czas (hh:mm:ss) generowany wg. czasu
lokalnego serwera synchronizowanego z zegarem Głównego Urzędu Miar.
4. Oferta powinna być złożona przy użyciu środków komunikacji elektronicznej tzn. za pośrednictwem
https://platformazakupowa.pl/transakcja/750598
5. Maksymalny rozmiar jednego pliku przesyłanego za pośrednictwem dedykowanych formularzy do: złożenia, zmiany, wycofania
oferty wynosi 150 MB
1) Za datę przekazania oferty przyjmuje się datę jej przekazania w systemie Platformy poprzez kliknięcie przycisku Złóż ofertę w
drugim kroku i wyświetlaniu komunikatu, że oferta została złożona.
6. W postępowaniu o udzielenie zamówienia komunikacja między Zamawiającym a Wykonawcami odbywa się drogą elektroniczną
za pośrednictwem Platformy i formularza „Wyślij wiadomość do zamawiającego”.
7. Szczegółowa instrukcja korzystania z Platformy dostępna jest na stronie internetowej pod adresem :
https://platformazakupowa.pl/strona/45-instrukcje.
8. Szczegółowy sposób komunikacji został określony w Rozdziale XVII SWZ

3.7.) Adres strony internetowej, pod którym są dostępne narzędzia, urządzenia lub formaty plików, które nie są ogólnie dostępne: https://platformazakupowa.pl/pn/pw_edu/proceedings

3.8.) Zamawiający wymaga sporządzenia i przedstawienia ofert przy użyciu narzędzi elektronicznego modelowania danych budowlanych lub innych podobnych narzędzi, które nie są ogólnie dostępne: Nie

3.12.) Oferta - katalog elektroniczny: Nie dotyczy

3.14.) Języki, w jakich mogą być sporządzane dokumenty składane w postępowaniu:

polski

3.15.) RODO (obowiązek informacyjny): 1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Politechnika Warszawska z
siedzibą przy Pl. Politechniki 1, 00-661 Warszawa.
2. Administrator wyznaczył Inspektora Ochrony Danych Osobowych, nadzorującego prawidłowość przetwarzania danych
osobowych, z którym można się kontaktować na adres e-mail: iod@pw.edu.pl,
3. Informacja dotycząca przetwarzania danych osobowych zawarta jest w Rozdziale XXX SWZ

3.16.) RODO (ograniczenia stosowania): Nie przysługuje Pani/Panu:
1) w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
2) prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
3) na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania
Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO.

SEKCJA IV – PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA

4.1.) Informacje ogólne odnoszące się do przedmiotu zamówienia.

4.1.1.) Przed wszczęciem postępowania przeprowadzono konsultacje rynkowe: Nie

4.1.2.) Numer referencyjny: MCHTR.261.14.2023

4.1.3.) Rodzaj zamówienia: Usługi

4.1.4.) Zamawiający udziela zamówienia w częściach, z których każda stanowi przedmiot odrębnego postępowania: Nie

4.1.8.) Możliwe jest składanie ofert częściowych: Nie

4.1.13.) Zamawiający uwzględnia aspekty społeczne, środowiskowe lub etykiety w opisie przedmiotu zamówienia: Nie

4.2. Informacje szczegółowe odnoszące się do przedmiotu zamówienia:

4.2.2.) Krótki opis przedmiotu zamówienia

1. Przedmiotem niniejszego zamówienia jest sporządzenie niezależnego sprawozdania
z faktycznych ustaleń w sprawie sprawozdań finansowych sporządzonych przez Instytut Mikromechaniki i Fotoniki Wydziału Mechatronik Politechniki Warszawskiej
w związku z umową o udzielenie dotacji w ramach programu „Horyzont 2020” numer 857654, „Ultra-Efficient Wireless Powered Micro-Robotic Joint for Health Applications”, akronim: UWIPOM2, oraz wydanie świadectwa kontroli sprawozdań finansowych („CFS”) do kwoty ustalonej na podstawie oferty Wykonawcy, sporządzonej wg wzoru stanowiącego Załącznik nr 1 do SWZ Formularz ofertowy, na warunkach określonych w Projekcie umowy, stanowiącym Załącznik nr 5 do SWZ.
2. Instytut Mikromechaniki i Fotoniki Politechniki Warszawskiej jest Partnerem w wyżej wymienionym Projekcie.
3. Realizacja zamówienia powinna nastąpić zgodnie z Zakresem wymagań i obowiązków
w odniesieniu do niezależnego sprawozdania z faktycznych ustaleń w sprawie kosztów zadeklarowanych na podstawie umowy o udzielenie dotacji finansowanej w ramach programu ramowego w zakresie badań naukowych i innowacji „Horyzont 2020”, zawartym w załączniku nr 5 do umowy o udzielenie dotacji. W ramach świadectwa kontroli sprawozdań finansowych („CFS”) Audytor zaświadcza, że koszty zadeklarowane w sprawozdaniach finansowym są prawidłowo zaksięgowane w systemie księgowym Partnera, kwalifikowalne oraz, że wszystkie rachunki zostały zadeklarowane. Jeśli Audytor nie może potwierdzić powyższego (z jakiegokolwiek powodu), musi opisać to szczegółowo w świadectwie kontroli sprawozdań finansowych („CFS”).
4. Całkowity wkład Instytutu Mikromechaniki i Fotoniki Wydziału Mechatronik Politechniki Warszawskiej przekracza 325 000 euro.
5. Audytor zobowiązany jest rozpocząć przeprowadzanie procedur w terminie uzgodnionym z Instytutem Mikromechaniki i Fotoniki Wydziału Mechatroniki Politechniki Warszawskiej.
6. Audytor sporządzi niezależne sprawozdanie z faktycznych ustaleń w sprawie sprawozdań finansowych sporządzonych przez Instytut Mikromechaniki i Fotoniki Wydziału Mechatroniki Politechniki Warszawskiej obejmujące ustalenia dokonane
w związku ze wszystkimi sprawozdaniami finansowymi (obejmujące wszystkie okresy sprawozdawcze) oraz wyda świadectwo kontroli sprawozdań finansowych („CFS”).
7. Przedmiot zamówienia musi być przygotowany w języku polskim i angielskim, natomiast dokumentacja programu jest dostępna częściowo w języku polskim i częściowo
w języku angielskim.
8. Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie sporządzenie niezależnego sprawozdania z faktycznych ustaleń (zwanego dalej „sprawozdaniem") w sprawie sprawozdań finansowych sporządzonych przez Instytut Mikromechaniki i Fotoniki Wydziału Mechatroniki Politechniki Warszawskiej (zwanego dalej „Partnerem") w związku
z umową o udzielenie dotacji w ramach programu „Horyzont 2020" (umowa numer 857654, akronim: UWIPOM2, okres obowiązywania 45 miesięcy od dnia 1 października 2019 r., zwaną dalej „umową grantową") oraz wydanie świadectwa kontroli sprawozdań finansowych „CFS” (zwanego dalej „CFS"), o którym mowa w art. 20.4 umowy grantowej, w oparciu o obowiązkowy format sprawozdania określony przez Komisję Europejską.
9. Umowa grantowa została zawarta w ramach programu ramowego w zakresie badań naukowych i innowacji „Horyzont 2020" (H2020) między Partnerem a Agencją Wykonawczą ds. Badań Naukowych (REA) (zwaną dalej „Agencją"), na mocy uprawnień przekazanych przez Komisję Europejską (zwaną dalej „Komisją").
10. Agencja jest wymieniana jedynie jako podmiot podpisujący umowę grantową
z Partnerem. Agencja nie jest stroną niniejszego zlecenia.
11. Lider Projektu jest zobowiązany przedłożyć Agencji raport końcowy w terminie 60 dni od końca ostatniego okresu sprawozdawczego, obejmujący m.in. raporty końcowe partnerów projektu (w tym raport końcowy Instytutu Mikromechaniki i Fotoniki Wydziału Mechatroniki Politechniki Warszawskiej). Raport końcowy partnera projektu powinien obejmować, oprócz innych dokumentów, CFS dla partnera i dla każdej powiązanej osoby trzeciej tego partnera, których wniosek dotyczy całkowitego wkładu w wysokości 325 000 EUR lub więcej, w ramach zwrotu kosztów rzeczywistych i kosztów jednostkowych obliczonych na podstawie ich zwyczajowej praktyki księgowania kosztów (zob. art. 20.4 umowy grantowej).
12. CFS musi obejmować wszystkie okresy sprawozdawcze Partnera.
13. CFS składa się z dwóch odrębnych dokumentów:
- zakresu wymagań i obowiązków (the Terms of Reference), który ma zostać podpisany przez Partnera i Audytora,
- niezależnego sprawozdania Audytora z faktycznych ustaleń („sprawozdania") wydanego na papierze firmowym Audytora, opatrzonego datą i pieczęcią oraz podpisanego przez Audytora, zawierającego uzgodnione procedury („procedury"), które mają zostać przeprowadzone przez Audytora, oraz standardowe ustalenia faktyczne („ustalenia"), które mają zostać potwierdzone przez Audytora.
14. W przypadku gdy CFS musi zostać włączone do raportu końcowego zgodnie
z art. 20.4 umowy grantowej, wniosek o płatność salda końcowego wynikającego
z umowy grantowej nie może zostać złożony bez CFS. Płatność zwrotu kosztów objęta CFS nie uniemożliwia jednak Komisji, Agencji, Europejskiemu Urzędowi
ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych i Europejskiemu Trybunałowi Obrachunkowemu przeprowadzania kontroli, przeglądów, audytów i dochodzeń zgodnie z art. 22 umowy grantowej.
15. Audytor jest uprawniony do wykonywania ustawowych badań dokumentów rachunkowych zgodnie z dyrektywą 2006/43/WE Parlamentu Europejskiego i Rady z dnia 17 maja 2006 r. w sprawie ustawowych badań rocznych sprawozdań finansowych i skonsolidowanych sprawozdań finansowych, zmieniającą dyrektywy Rady 78/660/EWG i 83/349/EWG oraz uchylającą dyrektywę Rady 84/253/EWG lub podobnymi przepisami krajowymi.
16. Audytor:
- niezależny od Partnera (i powiązanej osoby trzeciej), w szczególności nie może uczestniczyć w przygotowaniu sprawozdania finansowego Partnera;
- planuje pracę w taki sposób, aby możliwe było przeprowadzenie procedur oraz dokonanie oceny ustaleń;
- przestrzega ustanowionych procedur i obowiązkowego formatu sprawozdania;
- wykonuje zlecenie zgodnie z zakresem wymagań i obowiązków;
- dokumentuje kwestie, które są istotne do celów sprawozdania;
- sporządza sprawozdanie na podstawie zebranego materiału dowodowego;
- przedkłada sprawozdanie Partnerowi.
17. Komisja ustanawia procedury, które mają zostać przeprowadzone przez Audytora. Audytor nie odpowiada za ich adekwatność lub zasadność. Ponieważ niniejsze zlecenie nie stanowi zlecenia w zakresie poświadczania wiarygodności, audytor nie przedstawia opinii pokontrolnej ani poświadczenia wiarygodności.
18. Audytor musi przestrzegać zakresu wymagań i obowiązków oraz:
- Międzynarodowego Standardu Usług Pokrewnych („ISRS") 4400 „Zlecenia dotyczące realizacji uzgodnionych procedur w zakresie informacji finansowych", wydanego przez Radę Międzynarodowych Standardów Rewizji Finansowej
i Usług Atestacyjnych (IAASB);
- „Kodeksu etyki zawodowych księgowych" wydanego przez Radę Międzynarodowych Standardów Etycznych dla Księgowych (IESBA). Chociaż ISRS 4400 stanowi, że niezależność nie jest wymagana w przypadku zleceń dotyczących przeprowadzania uzgodnionych procedur, wymagane jest, aby Audytor spełniał również wymogi tego kodeksu w zakresie niezależności.
19. Sprawozdanie Audytora musi potwierdzać, że w związku ze sporządzeniem sprawozdania między Audytorem a Partnerem nie występuje konflikt interesów
i musi określać – jeśli usługa jest fakturowana - całkowitą wysokość wynagrodzenia wypłaconego audytorowi za sporządzenie sprawozdania.
20. Sprawozdanie musi być sporządzone w języku umowy grantowej (tj. w języku angielskim, zob. art. 20.7 umowy grantowej).
21. Zgodnie z art. 22 umowy grantowej Komisja, Agencja, Europejski Urząd ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych i Europejski Trybunał Obrachunkowy mają prawo do przeprowadzenia audytu prac wykonanych na rzecz działania, w odniesieniu do których deklarowane są koszty do zwrotu z budżetu Unii Europejskiej. Audyt ten obejmuje prace związane z niniejszym zleceniem. Audytor musi zapewnić dostęp do wszystkich dokumentów roboczych (np. dotyczących ponownego obliczenia stawki godzinowej i weryfikacji czasu zadeklarowanego na realizację działania) związanych z tym zadaniem na żądanie Komisji, Agencji, Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych lub Europejskiego Trybunału Obrachunkowego

4.2.6.) Główny kod CPV: 79212000-3 - Usługi audytu

4.2.8.) Zamówienie obejmuje opcje: Nie

4.2.10.) Okres realizacji zamówienia albo umowy ramowej: do 2023-08-14

4.2.11.) Zamawiający przewiduje wznowienia: Nie

4.2.13.) Zamawiający przewiduje udzielenie dotychczasowemu wykonawcy zamówień na podobne usługi lub roboty budowlane: Nie

4.3.) Kryteria oceny ofert

4.3.1.) Sposób oceny ofert: 1. Kryteria oceny ofert i ich znaczenie
Cena - 100%
Za ofertę najkorzystniejszą uznana zostanie oferta o najkorzystniejszym bilansie punktów uzyskanych w ww. kryteriach, obliczonym wg wzoru:

1.1. Kryterium cena (KC) – 100%
Cmin
KC = ------------------- x 100% x 100
CO
gdzie:
KC - liczba punktów przyznanych ocenianej ofercie w kryterium „Cena”
Cmin - najniższa zaoferowana cena (brutto)
CO - cena oferty ocenianej
100 - współczynnik stały
2. Punkty zostaną przyznane poprzez zaokrąglenie liczby do części setnych.
3. Jeżeli nie można wybrać najkorzystniejszej oferty z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans ceny lub kosztu i innych kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybierze ofertę z najniższą ceną /najniższym kosztem, a jeżeli zostały złożone oferty o takiej samej cenie/koszcie, Zamawiający wezwie Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym ofert dodatkowych.
4

4.3.2.) Sposób określania wagi kryteriów oceny ofert: Procentowo

4.3.3.) Stosowane kryteria oceny ofert: Wyłącznie kryterium ceny

Kryterium 1

4.3.5.) Nazwa kryterium: Cena

4.3.6.) Waga: 100

4.3.10.) Zamawiający określa aspekty społeczne, środowiskowe lub innowacyjne, żąda etykiet lub stosuje rachunek kosztów cyklu życia w odniesieniu do kryterium oceny ofert: Nie

SEKCJA V - KWALIFIKACJA WYKONAWCÓW

5.1.) Zamawiający przewiduje fakultatywne podstawy wykluczenia: Tak

5.2.) Fakultatywne podstawy wykluczenia:

Art. 109 ust. 1 pkt 4

5.3.) Warunki udziału w postępowaniu: Tak

5.4.) Nazwa i opis warunków udziału w postępowaniu.

5.5.) Zamawiający wymaga złożenia oświadczenia, o którym mowa w art.125 ust. 1 ustawy: Tak

5.6.) Wykaz podmiotowych środków dowodowych na potwierdzenie niepodlegania wykluczeniu: 1. Środkiem dowodowym na
potwierdzenie braku podstaw wykluczenia, o których mowa w Rozdziale VIII SWZ, jest oświadczenie sporządzone, wg wzoru
stanowiącego Załącznik nr 3 do SWZ, którego treść odpowiada zakresowi oświadczenia, o którym mowa w art. 125 ust. 1 ustawy.
Oświadczenie należy złożyć wraz z ofertą.
2. W przypadku wspólnego ubiegania się o zamówienie przez Wykonawców, oświadczenia, o których mowa w ust. 1 składa każdy z Wykonawców

5.8.) Wykaz przedmiotowych środków dowodowych:

5.9.) Zamawiający przewiduje uzupełnienie przedmiotowych środków dowodowych: Nie

SEKCJA VI - WARUNKI ZAMÓWIENIA

6.1.) Zamawiający wymaga albo dopuszcza oferty wariantowe: Nie

6.3.) Zamawiający przewiduje aukcję elektroniczną: Nie

6.4.) Zamawiający wymaga wadium: Nie

6.5.) Zamawiający wymaga zabezpieczenia należytego wykonania umowy: Nie

6.6.) Wymagania dotyczące składania oferty przez wykonawców wspólnie ubiegających się o udzielenie zamówienia:

6.7.) Zamawiający przewiduje unieważnienie postępowania, jeśli środki publiczne, które zamierzał przeznaczyć na sfinansowanie całości lub części zamówienia nie zostały przyznane: Nie

SEKCJA VII - PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY

7.1.) Zamawiający przewiduje udzielenia zaliczek: Nie

7.3.) Zamawiający przewiduje zmiany umowy: Tak

7.4.) Rodzaj i zakres zmian umowy oraz warunki ich wprowadzenia:

7.5.) Zamawiający uwzględnił aspekty społeczne, środowiskowe, innowacyjne lub etykiety związane z realizacją zamówienia: Nie

SEKCJA VIII – PROCEDURA

8.1.) Termin składania ofert: 2023-07-14 09:00

8.2.) Miejsce składania ofert: https://platformazakupowa.pl/

8.3.) Termin otwarcia ofert: 2023-07-14 09:15

8.4.) Termin związania ofertą: do 2023-08-12